Personal Assistant (m/w/d) zur Division Manager Strategy, People & Organization
- Hermes Germany GmbH
- Hermes Zentrale Hamburg
- Berufserfahrung (Junior Level)
- Berufserfahrung
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Personal & Recht
- Vollzeit
Was dich erwartet:
- Du sorgst aus kaufmännischer Perspektive für eine reibungslose Büroorganisation, umfassend aus der Kalenderkoordination, Rechnungsbearbeitung, der Buchung von Reisen (inklusive Reisekostenabrechnungen) sowie die Organisation von Workshops, Meetings und Veranstaltungen in der Division
- Du verwaltest den E-Mail-Account der Division Managerin inklusive Priorisierung und Weiterleitung dringender Nachrichten
- Du verantwortest die Korrespondenz zu internen und externen Ansprechpartner*innen
- Du gestaltest selbstständig und proaktiv die Ausarbeitung von Präsentationen und Reports
- Du unterstützt bei spannenden Sonderthemen und verschiedenen Projekten in der Division (Teilnahme an Projektmeetings, Umsetzung von Veränderungen durch Strukturprojekte)
- Durch die Gestaltung des Mitarbeitenden Onboarding trägst du maßgeblich dazu bei, eine erfolgreiche Einarbeitung für neue Mitarbeiter*innen zu ermöglichen. Dazu gehört die Bestellung von Hardware, Software, Festnetznummer, die Bereitstellung von Unterlagen und Einarbeitungsplänen, die Organisation von Dienstwagen sowie die Erstellung von leitenden Verträgen und Vertragsänderungen
- Allgemeine administrative Tätigkeiten gehören zu deinem Arbeitsalltag wie beispielsweise die Koordination von Facility Themen, die Bearbeitung und Weiterleitung der Post sowie das Einholen von (digitalen) Unterschriften und die Pflege des Hermes Intranet
Was du mitbringen solltest:
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, ggf. mit Zusatzqualifikation zur/zum Personalfachkauffrau/-mann
- Deine erste relevante Berufserfahrung hast du idealerweise in der Personalbetreuung erworben
- Der Umgang mit Menschen bereitet dir Freude und du hast Spaß an einer Service orientierten Beratung
- Du organisierst und kommunizierst gerne, angemessen und zielorientiert
- In dieser Vertrauensstellung bist du Ansprechpartner*in für alle Ebenen im Unternehmen
- Dich zeichnen eine ausgeprägte Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Flexibilität (in verschiedenen Aufgabenthemen) aus
- Eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, ein hohes Verantwortungsbewusstsein sowie eine Vertraulichkeit für sensible Themen sind für dich selbstverständlich
- Der sichere Umgang mit allen modernen Anwendertools (insbesondere Office 365) und Prozessen der Bürokommunikation runden dein Profil ab
Was wir dir bieten:
- Einsatz führender Technologien und agiler Prozesse
- Du arbeitest für einen mehrfach ausgezeichneten Arbeitgeber, dessen Unternehmenskultur geprägt ist durch ein offenes und kooperatives Miteinander
- Flexible Arbeitszeiten, nach Absprache ist auch mobiles Arbeiten möglich
- Umfangreiches Weiterbildungsangebot
- 15% Rabatt auf otto.de und anderen Shops
- Bezuschussung des Deutschlandtickets, Altersvorsorge, JobRad, verschiedene Sport- und Freizeitangebote uvm.
- Vergünstigte und vielfältige Speiseauswahl in unserer modernen Kantine
Die Hermes Gruppe bietet vielseitige Arbeitsplätze mit langfristigen Perspektiven und täglich wechselnden Herausforderungen in einer sicheren und zukunftsorientierten Branche. Unser Arbeitsfeld bewegt sich über die Landesgrenzen hinaus: Wir sind ein international tätiges Unternehmen und leben eine multikulturelle Arbeitsatmosphäre. Unsere Wertschätzung gilt allen Menschen gleichermaßen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung.
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- Lisa Schille
- Junior HR Manager Recruiting
- Verena Unger
- Division Manager Strategy, People & Organization